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Conservatore accreditato

InfoCert dal 2014 è tra le prime aziende italiane accreditate dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) come Conservatore, requisito normativo necessario per erogare servizi di Conservazione Digitale a norma per la Pubblica Amministrazione.

La mission aziendale si declina, quindi, anche nel servizio di Conservazione: innovazione, sicurezza, affidabilità e conformità normativa, con lo scopo di assicurare la corretta gestione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici di diversi soggetti produttori, assicurando l'esibizione a norma dei documenti conservati e la consulenza specialistica su progetti di paperless design.

Cos'è la Conservazione

La conservazione digitale è quel processo "disciplinato" che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo, nei casi previsti dalla norma, di distruggere l'originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Quali strumenti servono per conservare i documenti a norma?

"Conservazione digitale" significa quindi "sostituire i documenti cartacei, con lo stesso documento in formato digitale" la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale.
Il processo di conservazione comprende automaticamente:

  • la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
  • la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l'effettivo avvenimento di un'attività/evento.

L'unione della firma digitale alla marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l'immodificabilità , l'autenticità , la reperibilità , il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l'integrità dei documenti conservati.

Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?

Con archiviazione documentale si fa riferimento alla memorizzazione di un documento (digitale dall'origine o scansionato) su un supporto idoneo (es. Sistema Documentale, CD).

Con conservazione digitale si intende la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale anche per documenti cartacei all'origine. Il processo di conservazione quindi è successivo all'eventuale archiviazione, infatti solo a seguito della procedura di conservazione digitale è possibile liberarsi della copia cartacea.


La normativa in pillole

Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all'art. 71 del Codice dell'Amministrazione Digitale, argomentano e spiegano i requisiti dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale, garantendo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici).

Tali regole descrivono i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità identificando le figure del produttore dei documenti, dell'utente e del responsabile della conservazione. Inoltre, tali regole impongono la produzione del manuale della conservazione in cui sono descritti: il processo della conservazione, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione.

La conservazione digitale dei documenti fiscali e tributari è regolamentata con il decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.

Evoluzione della Normativa

EVOLUZIONE NORMATIVA: Negli ultimi mesi la conservazione ha subito notevoli cambiamenti sotto il profilo normativo, con l'emanazione di due decreti, il DPCM 3 dicembre 2013 e il DM 17 giugno 2014, che hanno rispettivamente stabilito le regole tecniche per il processo di conservazione e il dettaglio sul tema della gestione e conservazione dei documenti a valore tributario.

Dal 12 Ottobre 2015 come disposto dal DPCM del 3 Dicembre 2013 (Regole tecniche sul protocollo informatico, art. 7, c. 5) "Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata successiva al sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto".


Vantaggi e Benefici

  • Efficienza gestionale
    • rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
    • efficienza dell'organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
    • maggiore controllo dei processi documentali.
  • Riduzione (tempi e costi)
    • costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi;
    • spazi dedicati all'archivio dei documenti;
    • tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
    • tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;
    • impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.

Formati Standard della Conservazione

Per conservare a norma è fondamentale usare i seguenti formati (tale elenco verrà periodicamente aggiornato seguendo l'evoluzione normativa):

  • PDF - PDF/A
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format
  • XML
  • TXT
  • Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

Tipologia di Documenti da Conservare

Di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:

  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d'esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
  • fattura elettronica PA attiva
  • fattura elettronica PA passiva
  • notifica fattura elettronica PA attiva
  • notifica fattura elettronica PA passiva
  • contratto
  • deliberazione di giunta e di consiglio
  • determinazione dirigenziale
  • registro giornaliero di protocollo
  • fascicolo elettorale elettronico
  • documento protocollato

Oltre alle tipologie documentali standard, è poi possibile richiedere a InfoCert la creazione di tipologie documentali nuove, che rispondano completamente alle esigenze di chi le richiede, concordando i metadati e le modalità di invio.


Responsabile della Conservazione

Chi è? È una figura chiave e strategica necessaria ad ogni ente pubblico, azienda o studio professionale.

Cosa fa? Gestisce tutti i flussi informativi e documentali, sia in entrata che in uscita, attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione applicando la propria firma digitale e il riferimento temporale sul documento conservato o da conservare.

Perché lo fa? L'obiettivo del responsabile della conservazione è quello di definire e realizzare il processo per la lavorazione dei documenti che devono essere conservati a norma.

I compiti del "Responsabile della conservazione":

  • definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
  • gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  • genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  • genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
  • effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  • assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
  • al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità;
  • adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
  • provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
  • adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell'art. 12;
  • assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  • assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  • provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
  • predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Delegare la tua conservazione ad un soggetto specializzato ti permette di...

  • risparmiare sui costi produttivi, implementare un'area dedicata comporta costi in termini strategici e di risorse;
  • limitare i rischi e gli oneri relativi all'attività.

... Scegli InfoCert come responsabile della tua conservazione a norma:
0% stress 100% "conservato"!

  • Offriamo garanzie tecnologiche e di sistema in relazione agli standard di sicurezza informatica, con particolare attenzione alla PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E DELLE INFORMAZIONI SCAMBIATE;
  • Siamo in grado di fornire servizi altamente qualificati;
  • Siamo una CA e quindi conosciamo perfettamente la normativa di riferimento;
  • Oltre al servizio di conservazione offriamo tutti gli strumenti per l'attività (firma e marcatura temporale);
  • Siamo certificati Sistema di Gestione Ambientale ISO 14001:2013, System Management Service ISO 20000:2011, Sistemi di Gestione per la Qualità ISO 9001:2008, Sicurezza delle Informazioni ISO 27001:2005.
  • Offriamo un'ampia offerta di servizio di conservazione a norma specifica per tutte le esigenze di business, scopri la nostra offerta.