Che cos’è la conservazione digitale

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Che cos'è la conservazione digitale?

Immagine di un archivio documentale fisico

La conservazione digitale è quel processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti in formato digitale consentendo, nei casi previsti dalla norma, di distruggere l’originale cartaceo o di non procedere con la sua stampa. Serve a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

Quali strumenti servono per conservare i documenti a norma?

Conservazione digitale” significa quindi “sostituire i documenti cartacei, con lo stesso documento in formato digitale” la cui valenza legale di forma, contenuto e tempo è testimoniata con una firma digitale e una marca temporale.
Il processo di conservazione comprende automaticamente:

  • la firma digitale, ossia quella firma elettronica che si applica ai documenti informatici, esattamente come la firma tradizionale (autografa) viene apposta sui documenti cartacei;
  • la marca temporale, ossia una successione di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per assodare l’effettivo avvenimento di un’attività/evento.

L’unione della firma digitale alla marca temporale consente di mantenere invariati nel tempo l’immodificabilità, l’autenticità, la reperibilità, il valore legale, la sicurezza, la leggibilità, l’integrità dei documenti conservati.

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Cos'è la conservazione digitale?

Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?

Con archiviazione documentale si fa riferimento alla memorizzazione di un documento (digitale dall’origine o scansionato) su un supporto idoneo (es. Sistema Documentale, CD). Con conservazione digitale si intende la sostituzione della conservazione su carta con quella digitale anche per documenti cartacei all’origine. Il processo di conservazione quindi è successivo all’eventuale archiviazione, infatti solo a seguito della procedura di conservazione digitale è possibile liberarsi della copia cartacea.

InfoCert conservatore accreditato

InfoCert conservatore accreditato

InfoCert dal 2014 è tra le prime aziende italiane accreditate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) come Conservatore, requisito normativo necessario per erogare servizi di Conservazione Digitale a norma per la Pubblica Amministrazione.

La mission aziendale si declina, quindi, anche nel servizio di Conservazione: innovazione, sicurezza, affidabilità e conformità normativa, con lo scopo di assicurare la corretta gestione, archiviazione e conservazione dei documenti informatici di diversi soggetti produttori, assicurando l’esibizione a norma dei documenti conservati e la consulenza specialistica su progetti di paperless design.

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I vantaggi e i benefici della conservazione digitale

I vantaggi e i benefici della conservazione digitale

Efficienza gestionale

  • Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
  • Efficienza dell’organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale, rapidità e disponibilità;
  • Maggiore controllo dei processi documentali.

Riduzione di tempi e di costi

  • Spazi dedicati all’archivio dei documenti;
  • Tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
  • Tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;
  • Impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.

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Formati standard della conservazione digitale

Formati standard della conservazione digitale

Per conservare a norma è fondamentale usare i seguenti formati (tale elenco verrà periodicamente aggiornato seguendo l’evoluzione normativa):

  • PDF – PDF/A
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format
  • XML
  • TXT
  • Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

Tipologia di documenti da conservare

Tipologia di documenti da conservare

Di seguito riportiamo la lista dei documenti che possono essere conservati in modalità digitale:

  • libro giornale e libro degli inventari
  • scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
  • scritture ausiliarie di magazzino
  • registro dei beni ammortizzabili
  • registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
  • dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
  • modelli di pagamento (F23 e F24)
  • libri sociali
  • bilancio d’esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
  • relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
  • fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
  • ricevute fiscali e scontrini fiscali
  • documenti di trasporto (DDT)
  • scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
  • nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
  • libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
  • fattura elettronica PA attiva
  • fattura elettronica PA passiva
  • notifica fattura elettronica PA attiva
  • notifica fattura elettronica PA passiva
  • contratto
  • deliberazione di giunta e di consiglio
  • determinazione dirigenziale
  • registro giornaliero di protocollo
  • fascicolo elettorale elettronico
  • documento protocollato

Oltre alle tipologie documentali standard, è poi possibile richiedere a InfoCert la creazione di tipologie documentali nuove, che rispondano completamente alle esigenze di chi le richiede, concordando i metadati e le modalità di invio.

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